- A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor ou entidade beneficiaria, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito ou da habilitação ao benefício (Lei 4.320/1964, art. 63).

§ 1º - A verificação de que trata este artigo tem por fim apurar:

a) a origem e o objeto do que se deve pagar;

b) a importância exata a pagar; e

c) a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação.

§ 2º - A liquidação da despesa por fornecimentos feitos, obras executadas ou serviços prestados terá por base:

a) o contrato, ajuste ou acordo respectivo;

b) a Nota de Empenho;

c) o documento fiscal pertinente;

d) o termo circunstanciado do recebimento definitivo, no caso de obra ou serviço de valor superior a Cz$350.000,00 (trezentos e cinquenta mil cruzados) e equipamento de grande vulto, ou o recibo, nos demais casos.

- A despesa de vencimentos, salários, gratificações e proventos, constará de folha-padrão de retribuição dos servidores civis, ativos e inativos (Lei 8.445/1977, art. 3º).

Parágrafo único - A folha-padrão de retribuição obedecerá a modelo padronizado pelo órgão próprio do Poder Executivo e sua adoção é obrigatória para todos os órgãos da administração centralizada, autarquias federais e fundações instituídas pela União ou mantidas com recursos federais (Lei 6.445/1977, art. 3º. parágrafo único).

- Não será permitido o pagamento antecipado de fornecimento de materiais, execução de obra, ou prestação de serviço, inclusive de utilidade pública, admitindo-se, todavia, mediante as indispensáveis cautelas ou garantias, o pagamento de parcela contratual na vigência do respectivo contrato, convênio, acordo ou ajuste, segundo a forma de pagamento nele estabelecida, prevista no edital de licitação ou nos instrumentos formais de adjudicação direta.

- Responderão pelos prejuízos que acarretarem à Fazenda Nacional, o ordenador de despesas e o agente responsável pelo recebimento e verificação, guarda ou aplicação de dinheiros, valores e outros bens públicos (Decreto-lei 200/1967, art. 90).

Parágrafo único - O ordenador de despesa, salvo conivência, não é responsável por prejuízos causados à Fazenda Nacional, decorrentes de atos praticados por agente subordinado que exorbitar das ordens recebidas.

- A assinatura, firma ou rubrica em documentos e processos deverá ser seguida da repetição completa do nome do signatário e indicação da respectiva função ou cargo, por meio de carimbo, do qual constará, precedendo espaço destinado à data, e sigla da unidade na qual o servidor esteja exercendo suas funções ou cargo.

- Quando autorizado pelo Ministro de Estado, poderá ser usado chancela mecânica, mediante a reprodução exata, por máquina a esse fim destinada, da assinatura, firma ou rubrica de autoridade administrativa competente, na expedição de documentos em série ou de emissão repetitiva.

Parágrafo único - A autoridade administrativa fixará em ato próprio as condições técnicas de controle e segurança do sistema, e será responsável pela legitimidade e valor dos processos, documentos e papéis autenticados na forma deste artigo.